Factura electrónica en A Coruña: qué cambia en 2026 y cómo preparar tu negocio sin sobresaltos

La digitalización de la facturación entra en una fase decisiva y también alcanza a las empresas y profesionales coruñeses. La factura electrónica pasará a ser el estándar en el intercambio entre compañías y autónomos, con el objetivo de reducir tareas manuales, aportar trazabilidad a cada documento y acortar los plazos de cobro. Si se planifica con tiempo, el cambio no tiene por qué alterar la operativa diaria, ni en los comercios del Ensanche, ni en los talleres de A Grela, ni en el sector hostelero de la Marina.

Para arrancar con buen pie, conviene partir de una definición clara y práctica de la factura electrónica y de cómo se aplica en el día a día; desde esa base, aquí aterrizamos su impacto en A Coruña y proponemos una hoja de ruta realista para 2025–2026 que combine narrativa, ejemplos locales y un bloque de claves rápidas.

Qué es (de verdad) la factura electrónica y por qué llega ahora

No es “mandar un PDF por correo”. Es un intercambio estructurado entre empresas y autónomos en formatos y canales estandarizados que generan un rastro verificable: emitida, enviada, recibida, aceptada, rechazada o pendiente de subsanación. Ese rastro reduce dudas, evita cadenas de emails y permite saber, con precisión, qué falta para poder cobrar.

En la práctica, el tejido coruñés lo notará en operaciones muy concretas. Un proveedor de servicios tecnológicos del polígono de Pocomaco que factura a una cadena nacional, una conservera de la comarca que emite a distribuidores, un hotel en la ciudad que trabaja con agencias o un estudio creativo del centro con clientes en toda Galicia, todos ganan visibilidad sobre qué está pendiente, qué ha sido aceptado y qué requiere corrección.

Más allá del cumplimiento, la estandarización profesionaliza la relación con clientes y proveedores. Cuando cada factura viaja por un canal claro y tiene estados conocidos por ambas partes, la conversación se centra en el contenido, no en “si llegó el email” o “si estaba el NIF correcto”.

Factura electrónica y Verifactu: dos piezas del mismo puzzle

Conviene separar dos planos que a menudo se confunden:

• Factura electrónica: regula cómo se intercambian las facturas entre empresas y autónomos (formatos, canales, estados y acuses).
• Verifactu: define cómo debe comportarse el sistema de facturación que utilizas (integridad, inalterabilidad y trazabilidad de los registros, conservación y exportación cuando proceda).

En la práctica necesitarás una solución que haga ambas cosas: que permita intercambiar electrónicamente con terceros y, al mismo tiempo, registre cada asiento de forma que no pueda alterarse sin dejar huella. Elegir bien hoy evita tener que cambiar de herramienta a última hora.

Calendario práctico: por qué 2025 es el año clave en A Coruña

Aunque la obligatoriedad avance por fases, el mensaje operativo es nítido: reserve 2025 para preparar el salto. A Coruña combina sectores con ritmos muy distintos —servicios y comercio urbano, industria y logística, turismo y restauración—, así que implantar en meses de menor carga, con piloto y formación, evita prisas y costes extra cuando menos conviene.

Dónde más se nota:

• Hostelería y alojamiento: abundan tickets simplificados y facturas a empresas; integrar TPV y facturación es esencial para emitir factura completa en el momento en que el cliente la solicite.
• Industria y auxiliares: pedidos, partes de trabajo y albaranes encadenados desembocan en facturas con menos incidencias y mejor trazabilidad.
• Comercio y e-commerce: coherencia entre tienda física y online, series y numeraciones ordenadas; abonos y devoluciones correctamente enlazados.
• Servicios profesionales y asesorías: plantillas consistentes por cliente y paneles de estados que reducen rectificativas repetidas.

Preparación con cabeza: guía narrativa (y un bloque de bullets donde aporta)

1) Radiografía del punto de partida

Antes de tocar la tecnología, reúna a quienes emiten, revisan y contabilizan. Dibuje el mapa de sistemas (TPV, ERP, tienda online, hojas de cálculo), los puntos de venta y las series vigentes. Anote casuísticas reales: facturas recapitulativas a clientes de la capital, anticipos en hoteles de la costa, proyectos de obra con hitos mensuales o servicios por horas a empresas de la comarca.

Ese diagnóstico evita dos errores frecuentes: comprar software “a ciegas” y subestimar excepciones que luego bloquean la entrada en producción. Documente también qué informes se usan en cierres mensuales y quién es responsable de cada paso.

2) Criterios para elegir herramienta

No basta con que “genere facturas”. Pida compatibilidad con intercambio electrónico, cumplimiento de trazabilidad e inalterabilidad, permisos por rol, conectores con bancos, contabilidad y comercio electrónico, y documentación en español con soporte ágil. Si su actividad tiene temporada alta (por ejemplo, hostelería en verano), reserve ya las fechas de implantación y formación.

Pregúntese además: ¿permite configurar series por canal o establecimiento?, ¿gestiona rectificativas con motivos tipificados y evidencias?, ¿ofrece recordatorios de cobro y conciliación bancaria?, ¿puede importar históricos para analizar tendencias?

3) Limpieza y migración de datos

Depure maestros de clientes y proveedores (CIF, direcciones, correos de facturación, condiciones de pago). Homogenice descripciones, unidades y tipos de IVA. Defina series por canal o establecimiento para evitar duplicidades cuando conviven tienda física y online. La calidad del cambio depende de la calidad del dato: migrar “tal cual” desde hojas desordenadas solo traslada el problema.

Un truco útil es empezar con un subconjunto de clientes recurrentes y los productos/servicios más vendidos. Cuando el flujo esté fino, amplíe el catálogo y el resto de contactos.

4) Seguridad, permisos y rectificativas

Establezca quién emite, quién revisa y quién aprueba rectificativas. Tipifique motivos (error en NIF, base imponible, referencia) y adjunte evidencias. Añada un plan de continuidad: ¿qué ocurre si se cae la conexión en un local un sábado por la tarde? ¿Quién activa el procedimiento alternativo? ¿Qué numeración se usa en contingencia y cómo se regulariza al volver la conexión?

5) Formación útil (corta y práctica)

Nada de manuales interminables. Guías por rol con capturas, ejercicios de diez minutos (emitir, enviar, rectificar, cerrar el día) y un canal interno de dudas con respuesta rápida. Revise al mes los errores más repetidos y refuerce esos puntos. Durante las primeras semanas, programe micro-sesiones de refuerzo de 20 minutos.

Insista en dos hábitos: revisar el vencimiento antes de enviar y usar descripciones claras. Son pequeños detalles con gran impacto en cobros y en incidencias.

6) Piloto real antes de “apagar” lo anterior

Trabaje unos días en paralelo. Verifique emisión, envío, estados, recepción y asiento contable. Ajuste plantillas, permisos y numeraciones; con todo estable, entre en producción. Marque responsables y un checklist de revisión diaria durante el primer mes.

El bloque útil de viñetas: atajos que evitan dolores de cabeza

• Numeración automática: defina series y deje que el sistema asigne correlativos; adiós a saltos y duplicados.
• Descripciones claras: “Varios” o “Servicios” no ayudan; detalle qué entrega y en qué unidad.
• Vencimientos visibles: cada factura debe llevar fecha de cobro; programe recordatorios amables.
• Permisos ajustados: limitar quién corrige reduce rectificativas y discusiones.
• Conciliación semanal: reserve un hueco fijo para cuadrar cobros; si algo se atasca, se detecta a tiempo.

Casos locales: del mostrador al proyecto

Restaurante en la zona de la Marina

Con el TPV integrado, el ticket simplificado convive con la factura completa cuando una empresa la solicita. El sistema respeta series, conserva documentos asociados y los abonos quedan enlazados al original. En temporada alta la cola avanza y el cierre de caja cuadra a la primera.

Taller de servicios industriales en A Grela

Las órdenes de trabajo se convierten en albaranes aceptados y, después, en facturas con estados. Si un dato está mal, llega una petición de subsanación concreta. Menos correos, menos malentendidos y cobro más ágil.

Estudio creativo en el Ensanche

Plantillas por cliente con referencias internas y condiciones de pago. Las remesas SEPA salen con menos incidencias y los estados ayudan a priorizar llamadas y reclamaciones. Además, los clientes perciben una facturación profesional y consistente.

Señales de que va por buen camino

Primero, bajan las rectificativas y, cuando ocurren, están justificadas y documentadas. Segundo, se acortan los días de cobro desde la emisión gracias a estados y acuses. Tercero, la conciliación bancaria deja de ser una búsqueda eterna: las referencias cuadran. Cuarto, el equipo ya no pregunta dónde está cada documento: el flujo único es visible y compartido.

Si estos cuatro indicadores mejoran mes a mes, la implantación está funcionando. Si alguno se estanca, revise permisos, plantillas y formación: suelen ser los puntos de fricción.

Dónde encaja la factura electrónica en 2026 (sin confundir conceptos)

La obligación se centra en el intercambio entre empresas y autónomos. Con particulares se pueden seguir emitiendo tickets simplificados en el TPV, aunque es imprescindible poder generar factura completa cuando el cliente la solicita. Aun cuando no todos sus clientes estén listos para el intercambio electrónico, operar con un sistema que registre y conserve los datos con integridad y exportables estandarizados ahorra tiempo en cierres y revisiones.

Recuerde además que la profesionalización del intercambio reduce disputas: cuando una factura está “aceptada” en el sistema, hay menos margen para dudas en contabilidad o en tesorería.

Calendario razonable para llegar a 2026 con tranquilidad

• De ahora a diciembre de 2025: diagnóstico, elección de herramienta y limpieza de datos. Si su pico es verano, anticipe el piloto a primavera; si el pico llega en Navidad, entre en producción a comienzos de 2026.
• Enero–marzo de 2026: piloto en real; cuando el flujo esté estable, paso a producción. Revisión semanal de incidencias y formación de refuerzo.
• Abril–junio de 2026: pruebas de exportación, simulaciones de fallos (TPV, conexión), afinado de plantillas y permisos.
• Segundo semestre de 2026: operativa estabilizada, indicadores sencillos (días de cobro, ratio de rectificativas, conciliación semanal) y mejora continua.

Preguntas frecuentes

¿La factura electrónica implica cambiar toda mi contabilidad?

No necesariamente. Lo importante es que el sistema de facturación se integre con contabilidad y bancos para evitar trabajos duplicados. El intercambio electrónico convive con su plan contable habitual.

¿Qué hago si emito un ticket y luego me piden factura?

Genere la factura completa vinculada al ticket original. La integración TPV-facturación mantiene numeraciones y trazabilidad.

¿Cómo gestiono una rectificativa sin perder el control?

Tipifique motivos, adjunte evidencias y limite permisos. Así reduce errores y conserva la cadena documental.

¿Y si mi cliente aún no puede recibir electrónicamente?

Envíe por el canal disponible y, en paralelo, conserve el registro en su sistema con el estándar de integridad y exportación. Lo importante es que la herramienta soporte ambos escenarios.

¿Qué gano, además de cumplir?

Menos tareas manuales, menos incidencias y una tesorería más predecible. Con datos fiables, negociar plazos y planificar compras resulta más sencillo.

Cierre: llegar a tiempo, sin frenar la operativa

La cuenta atrás ya ha empezado. En A Coruña, la estrategia ganadora pasa por anticiparse: elegir herramienta, limpiar datos, formar al equipo y probar con margen. Con un flujo bien diseñado, la implantación se vuelve casi invisible y el cierre de mes deja de ser una aventura. Si se empieza ahora, 2026 llegará con todo el circuito de factura electrónica en marcha y sin sobresaltos.